Biznesplan – porozmawiajmy o pieniądzach

Dział finansów SNRSS słynie z tego, że niechętnie udziela wywiadów i z zasady nie pozuje do zdjęć. Negocjacje trwały kilka dni, aż wreszcie przekonaliśmy dziewczyny do tej rozmowy słusznością sprawy i obietnicą dobrej kawy. Dlatego czytajcie uważnie! 

Sylwia, widziałaś kiedyś idealny biznesplan?

Sylwia: Nie, (śmiech). Widziałam jeden bardzo dobry. Niestety, rzeczywistość nie dorównała biznesplanowi. Dotacja została przyznana, rozliczona, a potem nastąpiła katastrofa.

Skąd biorą się problemy?

Sylwia: Ludzie czytają bez zrozumienia. Tu się zaczynają najprostsze błędy. Prosty przykład – w tabelę w części C trzeba wpisać koszty jednostkowe, a ludzie wpisują koszt całościowy.

O czym przyszli przedsiębiorcy muszą pamiętać?

Jagoda: O tym, że te biznesplany są na serio. One nie są tylko po to, żeby zdobyć dotację. One są po to, żeby je zrealizować. Nie można bez poważnego powodu zmieniać rzeczy, które zostały w nich wpisane. Na przykład kadry – skoro zostało wpisane, że spółdzielnia planuje stworzenie 5 etatów, to nie może później stworzyć 3 i pół!

Jagoda: Ludzie często nie pamiętają albo nie wiedzą, co tam wpisali. I potem są zdziwieni – naprawdę muszą się tego trzymać? Naprawdę muszę to zrealizować? No więc, naprawdę. Skoro tak zostało wpisane, to tak musi być.

Co was najbardziej denerwuje w biznesplanach?

Sylwia: Przeszacowane zyski! Od razu wzbudzają moją podejrzliwość. Bo jak to możliwe, że ktoś, kto wyliczył sobie miliony zysku, stara o się o dotację na 100 tysięcy złotych?

Ma świetny pomysł?

Sylwia: To się okaże po pierwszych 3 miesiącach działalności. Bardziej przekonuje mnie taki biznesplan, w którym ktoś założył, że będzie minimalnie na plusie. 10 tysięcy na plusie – to jest dla mnie realne.

Jagoda: 10 000 zysku naprawdę by wystarczyło. To oznacza, że ktoś realnie podchodzi do planowanej działalności. Tak naprawdę, niewiele spółdzielni ma duży zysk po pierwszych kilku miesiącach od rozpoczęcia.

Skąd się biorą te rozbieżności?

Jagoda: Ludzie nie mają pojęcia o finansach. Rachunki, przychody – w ogóle nie wiedzą o czym my do nich mówimy. Przydałoby się więcej szkoleń dedykowanych części finansowej biznesplanów.

A może lepiej, żeby ktoś, kto się na tym zna zrobił to za nich?

Sylwia: W żadnym razie. Im więcej zrobią sami, tym łatwiej będzie im później. Skąd księgowa ma wiedzieć, czego wymaga ich działalność. Wiele rzeczy naprawdę można zrobić samodzielnie.

???

Jagoda: Każda grupa samodzielnie powinna przepracować swój pomysł. Wypisać na kartce wszystkie potencjalne koszty – jak ktoś będzie prowadził gastronomię, musi dokładnie wiedzieć czego będzie potrzebował i jakie wydatki są z tym związane. Później wypisać przychody. Potem dopiero spotkać się doradcą.

Sylwia: to by było naprawdę świetnie, gdyby grupy przychodziły do mnie  z takimi opracowaniami. To nie tylko ułatwia pracę mi, ale też jest dowodem na to, że solidnie przemyśleli to, co chcą robić.

Co doradziłybyście przyszłym spółdzielcom?

Jagoda: warto, żeby już na tym etapie podjęli decyzję, kto będzie odpowiadał za dokumenty i panowanie nad rzeczami finansowymi. Taka osoba jest niezbędna. Ktoś musi opisywać wszystkie faktury, pilnować wydatków, przechowywać akta osobowe. Księgowa – zwłaszcza z firmy zewnętrznej – nie zajmie się tym wszystkim.

Sylwia: to nie może być prezes! Ktoś, kto zajmuje się zleceniami zwyczajnie nie da rady ogarnąć całej roboty papierkowej. To hamuje rozwój spółdzielni.

Na co spółdzielcy wydają pieniądze najczęściej, na co najrzadziej?

Nie wszyscy kupują to, co naprawdę jest im potrzebne. Ktoś inwestuje prawie całą dotację w sprzęt do pielęgnacji zieleni, a tymczasem okazuje się, że ze zlecenia nic nie wyszło. Duże inwestycje sprzęt, remonty, samochody.

Na czym najchętniej oszczędzają?

Sylwia: Na reklamie. (Przysięgamy – odpowiedź nie była sugerowana – red.). Wsparcie pomostowe w dużym stopniu przeznaczone powinno być na wydatki bieżące, w tym działalność reklamową, tymczasem tutaj spółdzielcy wydają najmniej. Szkoda.

Jagoda: każda spółdzielnia posiada katalog wsparcia pomostowego. To proste – nie można wydawać pieniędzy na rzeczy, których nie ma w katalogu.

Weksel. Czy spółdzielcy powinni się bać.

Jagoda: Nie użyłabym tego słowa. Myślę natomiast, że powinni być świadomi tego, co robią. To jest odpowiedzialność finansowa. Nie tylko spółdzielców, ale też nasza. My także podpisaliśmy weksel na realizację tego projektu, po to, żeby go zabezpieczyć. Dlatego każda ze stron powinna być świadoma, że różne błędy czy zaległości mogą mieć wpływ na opóźniania w wypłacaniu środków.

Porady Działu Finansów:

1. Bądź samodzielny – im więcej zrobisz sam, tym więcej będziesz rozumiał ze swojej działalności. Tym bardziej będziesz zorientowany w tym, co robisz.
2. Nie pisz wszystkiego na ostatni moment. Łatwo wtedy o błędy i pominięcie znaczących wydatków.
3. Przejrzyj jeszcze raz rubrykę z przychodami. Czy na pewno nie przeszacowałeś? Lepiej niedoszacować przychody niż je przeszacować. W pierwszym wypadku będziecie pozytywnie zaskoczeni w tym drugim, szykuje się finansowa katastrofa.
4. Wybierzcie osobę odpowiedzialną za stronę finansowo – kadrową przedsiębiorstwa.
5. Pracując nad częścią finansową skup się, bądź skrupulatny, nie zajmuj się innymi rzeczami jednocześnie.
6. Pamiętaj, że planując działalność sezonową będziesz musiał zarobić w sezonie również na utrzymanie spółdzielni w tzw. martwym sezonie.
7. Rozłóż swój pomysł na działalność na części pierwsze. Wypisz wszystkie koszty.
8. Planuj i przewiduj.
9. Jesteśmy po to, żeby Was wspierać, ale nie możemy Was wyręczać, bo to nie my będziemy w przyszłości prowadzić działalność.

***

Polski guru marketingu, Jacek Kotarbiński, powiedział kiedyś, że „komunikacja szefa marketingu z główną księgową powinna być realizowana zgodnie z zasadami budowania pokojowych relacji obcych sobie cywilizacji”(za: Marketingowe prawa Kotarbińskiego). Zdecydowanie, da się to zrobić. Czego wam i sobie życzymy.